Tipsen nedan kommer från pressverktyget Via TT:s experter.
När ni skickar ut ett pressmeddelande gäller det att vara förberedd när det hettar till. Många pressmeddelanden blir bara notiser, men när journalister hör av sig för att göra ytterligare intervjuer och få mer kött på benen har ni chans att få ut nyheten i en större artikel. Här bjuder vi på våra bästa tips för kontakten med journalisten, när nyheten väl är ute.
1. Sätt rätt personer som kontakt
Tänk igenom vem det är som ska svara på eventuella journalistfrågor. Talespersonen ska både ha kunskaper i ämnet och mandat att uttala sig. För en journalist är det oerhört frustrerande att komma till en kontaktperson som hänvisar vidare, så sätt rätt kontaktperson.
2. Var tillgänglig
När pressmeddelandet är skickat gäller det att vara tillgänglig. Ha koll på både telefon och mejl. Har du inte möjlighet att svara direkt, be att få återkomma så snart som möjligt. En bra tumregel är att ringa upp eller svara senast inom en timme.
3. Förbered dig på frågor
En journalist som hör av sig vill ofta göra något större än bara en notis på nyheten. Det innebär fördjupande följdfrågor. Se till att ha färska kunskaper i ämnet och förbered nyckelfakta så att du snabbt kan plocka fram korrekta uppgifter. Ett frågor och svar-dokument kan vara ett bra hjälpmedel.
4. Spekulera inte
Håll dig till fakta under intervjun och börja inte spekulera om det egna företaget. Får du frågor där du är osäker på svaren kan du be att få återkomma om just det. Det går också bra att svara ”Jag vet inte”, men undvik att svara ”Inga kommentarer”. Trendspaning och att reflektera över samhällsfenomen går givetvis bra.
5. Överskatta inte förkunskaperna
Som expert kan du nästan alltid mer om ämnet än vad de flesta kan, och journalistens jobb är att göra saker begripligt för läsarna. Därför bör du för säkerhets skull förklara resonemang som kan misstolkas och kontrollera att hon eller han hänger med. Använd ett enkelt språk och undvik fackuttryck.
6. Journalisten är inte din reklampelare
Intervjun är ytterligare en möjlighet för dig att få ut ditt budskap, men det är inte ett tillfälle för att sälja. Genom att formulera budskap utifrån vilket samhällsproblem ert företag eller organisation bidrar till att lösa blir ni mer relevanta.
7. Be att få läsa dina citat
Det är okej att be om att få läsa sina citat innan en publicering. Däremot kan du inte förvänta dig att kunna påverka exempelvis vinkeln på texten eller rubriksättning. Begränsa rättelser till rena sakfel, oklarheter och uttalanden som du absolut inte kan stå för.
8. Bygg relationer
Berätta för journalisten att hen gärna får ringa dig när de arbetar med artiklar som berör din bransch. Genom att hjälpa till med research, till exempel bidra med en kontext, viktiga kontakter och åsikter om aktuella trender, bygger du en varaktig relation. Vem vet, kanske blir du uppringd utan att ha skickat ett pressmeddelande nästa gång?
Vill du få ytterligare sju tips från pressverktyget Via TT:s experter om hur du får maximal pr-effekt?
TT Nyhetsbyrån är ett av Sveriges tyngsta mediehus och har en unik
kunskap om hur journalister faktiskt arbetar till vardags. Med pressverktyget Via TT får du nytta av den kunskapen för att nå genomslag för dina utskick.