När Stockholms Studentbostäder ville hitta ett nytt sätt att hantera sina mediefiler sökte man framförallt efter ett enkelt och intuitivt verktyg med många smarta funktioner. Valet föll på TT:s mediebank. Nu arbetar hela organisationen mer effektivt och säkert med allt från GDPR till delning av bilder.

Allt i ett och samma system

Tidigare hade man på Stockholms Studentbostäder alla bilder i gemensamma mappar på datorn. Det var svårt att hålla en tydlig struktur bland bilderna, och utan bildtaggning och nyckelord var det krångligt att använda sökfunktionen. Frida Sandberg, kommunikatör på Stockholms Studentbostäder, berättar om hur arbetet nu har förändrats:

– Mediebanken har effektiviserat vårt arbete genom att det är lätt att kategorisera och hitta de bilder man söker. Det är också enkelt att dela bilder mellan sig. De kollegor som inte har tillgång till andra bildbeskärningsprogram har möjlighet att själva beskära bilderna med hjälp av egeninställda mallar direkt i systemet, vilket underlättar. Det är skönt att kunna samla allt i ett verktyg i stället för i mängder av olika mappar.

Molnbaserat möjliggör mobilt arbete

Stockholms Studentbostäder är en stiftelse som drivs av affärsidén att erbjuda kåranslutna studenter i Stockholm ett trivsamt och prisvärt boende. Att ha unga som målgrupp gör att man behöver hålla sig ajour med den senaste tekniken, vara fokuserad på framtiden och erbjuda flexibla lösningar. Att kommunikationsavdelningen arbetar mer molnbaserat går helt i linje med hur man vill utvecklas som organisation.

– Jag uppskattar verkligen Mediebankens app så att jag alltid kan ha den med mig i fickan och enkelt kan ladda upp eller dela bilder när jag är ute på språng, säger Frida Sandberg på Stockholms Studentbostäder.

Okomplicerad implementering

För att säkerställa att man verkligen skulle utnyttja alla smarta funktioner som finns i Mediebanken, fick teamet på kommunikationsavdelningen en introduktion i systemet. Eftersom systemet är väldigt intuitivt har de ännu inte behövt ha några interna utbildningar för användare i övriga organisationen – med hjälp av supportsidorna har de förstått hur det fungerar ändå. 

Enkel hantering av GDPR och behörigheter

När man hanterar stora bildvolymer och framförallt många bilder på människor kan det kännas övermäktigt att samla in godkännanden i enlighet med GDPR. Här har Mediebankens inbyggda GDPR-modul underlättat för Stockholms Studentbostäder. 

– Nu kan vi hantera allt som har att göra med GDPR digitalt, vilket vi inte gjorde innan. Det är väldigt enkelt att skicka ett mejl för godkännande direkt i verktyget, berättar Frida Sandberg. 

Arbetet har blivit säkert och smidigt tack vare behörighetskontrollen som kan styra upp till 100 medarbetare. På så vis vet man exakt vem i organisationen som har tillgång till olika funktioner och filer. Frida fortsätter:

– Alla vi på kommunikationsavdelningen är administratörer och alla anställda har fått möjligheten att bli användare. Vi vill helst att alla i organisationen ska ha tillgång till Mediebanken så att de själva ska kunna hämta bilder när de behöver och se vad vi delar till dem på ett mycket smidigare sätt än tidigare. Jag gillar att man kan lägga till användarinstruktioner på alla bilder så det blir tydligt när de kan/får användas.

Ta chansen att rensa och kategorisera

Frida Sandberg avslutar med att ge ett gott råd till dig som står inför att förändra hur ni jobbar med företagets mediefiler: 

– Mitt bästa tips om man behöver byta bildhanteringssystem är att låta arbetet ta sin tid. Stressa inte igenom det utan göra det ordentligt och noga från början för det kommer underlätta och spara tid längre fram. När jag flyttade över alla bilder till Mediebanken var det ett ypperligt tillfälle att rensa bland alla bilder så att vi nu har aktuella bilder som vi är trygga med att vi får använda enligt avtal.

Går du i tankarna att uppgradera ert sätt att hantera företagets mediefiler? Ladda ned vår guide. I den går vi igenom tio viktiga funktioner som en riktigt bra mediebank bör ha. 

Vill du veta mer om TT:s mediebank? Boka en gratis demo.
Har du frågor? Kontakta oss.